DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en
las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total,
eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información.
CONSERVACIÓN TOTAL
En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio
de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura”.
Conforme al Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-34.,
entre los criterios de valoración “Es necesario tomar en consideración otros criterios que no dependen tanto de las características internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tecnológico de la época, que eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de producción así como la existencia de uno o varios soportes de información.
ELIMINACIÓN
“Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes”
CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN
La decisión de eliminar documentos, si no esta establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de valoración documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.
SELECCIÓN
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
“La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se
repite o se encuentra registrado en otras series.
• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.
• Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo
Respecto a las técnicas de selección de registros, Hull (1981), habla de cuatro opciones, dos de ellas de
tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo. Dentro de las primeras menciona:
• Toma de ejemplares al azar;
• Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a
ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie.
Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar
otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la
producción correspondiente al segundo;
• Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadística
MICROFILMACIÓN
Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
CRITERIOS PARA LA MICROFILMACIÓN
“Partir de archivos organizados, ya que la microfilmación como cualquiera otra tecnología, no es la solución para el desorden de documentos. De no hacerse previamente dicho trabajo archivístico, simplemente se trasladaría los problemas documentales a un nuevo soporte.
Atender lo dispuesto en la legislación sobre la utilización de microfilm, en especial lo previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la ley 80 de 1989 así como las normas técnicas NTC 3723 y 4080.
Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantación de esta tecnología.
Realizar una correcta preparación de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas, y retire ganchos y otros elementos de los papeles.
Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal manera que de una a otra se den cortes lógicos, tales como fin de un expediente o unidad de almacenamiento.
Escoger el sistema de indización que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localización de la información.
Utilizar Microformas, tipos de cámaras, reducción y formato de filmación de acuerdo con el tamaño, color y estado de conservación del documento a microfilmar.
Usar películas de buena calidad y adquirirlas con fechas se vencimiento no menores aun año,
almacenarlas previo a su actualización en condiciones de humedad y temperatura no superiores a 50 % HR y 21 °C respectivamente.
Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales y
correctivas cuando sea necesario.
Instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibración y con estabilizadores de corrientes. Las cámaras planetarias requieren adicionalmente de penumbra.
Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnología y sobre la operación del equipo.
Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las
Normas Técnicas Internacionales, en especial las ISO, ANSI, NMA, etc., y las Normas Técnicas
Nacionales expedidas por el ICONTEC.
Almacenar las películas originales o master en condiciones ambientales controladas, a fin de garantizar su permanencia: HR 35% con tolerancia del 5%. Temperatura 17°C con tolerancia de 2°C. Utilizar los microfilmes originales o master únicamente para obtener copias en película y no para hacer consultas o copias en papel.
Evitar la utilización de carretes o cajas metálicas para el almacenamiento definitivo de microfilmes.
Ventajas de la microfilmación
Aspectos técnicos
Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100
años o mas sin que se altere su composición física y química.
Tecnología estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años,
otorgándole seguridad y permanencia.
Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad reproducción
Aspectos legales
Los decretos ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que
se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir
documentación, incluso cuando se descarta los papeles.
Desventajas de la microfilmación
Aspectos Técnicos
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la
legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles.
Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de
datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que
en los sistemas informáticos.
Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez
DIGITALIZACIÓN
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel,
video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se debe hacer para agilizar su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y archivos históricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la documentación original
El manejo de documentos electrónicos debe incluir procedimientos de migración, backups, transferencia a formatos analógicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la permanencia de la información accesible, en especial aquella que por su valor testimonial así lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales también deben ser contempladas en las tablas de retención documental.
Ventajas de la digitalización
Aspectos técnicos
Velocidad y facilidad de consulta.
Distribución en red.
Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.
Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.
Desventajas de digitalización
Aspectos técnicos
Conservación: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseñados con miras a una
larga permanencia.
Requieren personal altamente calificados para adelantar procesos de digitalización exitosos.
Vertiginoso obsolescencia tecnológica.
Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar
elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando
no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.
Aun cuando la ley 527 de 1999 o la ley de comercio electrónico y la ley 594 de 2000 o la ley
general de archivo, utilización de nuevas tecnologías en el manejo de los documentos contables
y los de las entidades del estado respectivamente, es importante considerar que el Párrafo 1 del
articulo 19 de esta ultima estable la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la
inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.
sábado, 19 de septiembre de 2009
CAJAS DE ARCHIVO
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del
polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen
a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben
seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.
polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen
a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben
seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.
El Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación a partir de la investigación y
revisión de diseños empleados en otros países y con la asesoría de empresas nacionales ha
avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histórico, Archivo Central y para
documentos de mediano y gran formato.
revisión de diseños empleados en otros países y con la asesoría de empresas nacionales ha
avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histórico, Archivo Central y para
documentos de mediano y gran formato.
El diseño de las cajas que se recomiendan a continuación permite por medio del plegado y el
ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes
diseños facilitan la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni
ganchos metálicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la
entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft
corrugado de pared sencilla y cumplir la siguientes requisitos:
ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes
diseños facilitan la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni
ganchos metálicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la
entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft
corrugado de pared sencilla y cumplir la siguientes requisitos:
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2
Kgf/cm2.
vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2
Kgf/cm2.
Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene
un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón
debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o
ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH = 7),
debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar
adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan
un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplen
con las anteriores especificaciones son los siguientes:
un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón
debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de
material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o
ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH = 7),
debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar
adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan
un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplen
con las anteriores especificaciones son los siguientes:
• Emulen 50. Emulsión acuosa de polímero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad
200-400 cps.
200-400 cps.
• Mobil-cer-a. Película a base de ceras y parafinas, la cual es usada
tradicionalmente en embalajes para exportación de flores con el fin de evitar la
deshidratación.
tradicionalmente en embalajes para exportación de flores con el fin de evitar la
deshidratación.
• Adhesán 599. Adhesivo en emulsión de polivinil acetato modificado, viscosidad
1200-1500 cps.
1200-1500 cps.
• Dispromul R. Dispersión balanceada con ceras parafínicas, pH 8 - 9, viscosidad
200 cps máximo MA-003.
200 cps máximo MA-003.
Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.
Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.
abrasivas u otras imperfecciones.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Ref: Archivo Histórico
Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación
Diseño: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las
unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Ref: Archivo Central
D
imensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su
manipulación.
manipulación.
NOTA. Este diseño también puede ser utilizado para Archivo Histórico.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato
Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato
Dimensiones:
Tapa
Dimensiones internas: largo: 60 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8,5 cm.
Dimensiones internas: largo: 60 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8,5 cm.
Base
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x ancho: 41 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8,5 cm.
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x ancho: 41 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y
retiro de la documentación.
retiro de la documentación.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato
Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato
Dimensiones:
Tapa
Dimensiones internas: largo: 88 cm. x ancho: 61 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 62,5 cm. x alto: 8,5 cm.
Dimensiones internas: largo: 88 cm. x ancho: 61 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 62,5 cm. x alto: 8,5 cm.
Base
Dimensiones internas: largo: 87 cm. x ancho: 59 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8,5 cm.
Dimensiones internas: largo: 87 cm. x ancho: 59 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y
retiro de la documentación.
retiro de la documentación.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO
Ref: Carpetas con Solapas Laterales
Ref: Carpetas con Solapas Laterales
Dimensiones:
Total: Ancho: 69,5 cm. x largo: 69,5 cm.
De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
Ancho: 25,5 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22,5 cm. x largo: 17cm.
De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
Ancho: 25,5 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22,5 cm. x largo: 17cm.
Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH ³ 7)
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro
Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la
abrasión y ser insolubles en agua
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo
320 g/m2.
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH ³ 7)
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro
Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la
abrasión y ser insolubles en agua
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo
320 g/m2.
Diseño:
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al
interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los
pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La
capacidad máxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la
identificación de su contenido.
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al
interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los
pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La
capacidad máxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir
adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la
identificación de su contenido.
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION
ÁREAS LOCATIVAS, EQUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y
ALMACENAMIENTO
ACUERDO AGN No. 049 de 2000 DEL CAPITULO 7 CONTEMPLA QUE:
“Artículo 1. Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos
deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.
Artículo 2. Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ubicación.
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
Aspectos Estructurales.
- Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2, cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan
los procesos de retención y valoración documental.
Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones
de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
Artículo 3. Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a
partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
Estantería:
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:
- Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt
lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7
cm. o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato
Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de
obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas
tendrán una profundidad de 5 cms. o menos. Cada una e ellas debe poseer sistemas de
rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o
caída de la gaveta.
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la
conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D.
principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a
almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores
- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y
eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe
estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar.
Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas
de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH
neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías
diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar
su preservación.
- Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos
o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá solo un disquete o C.D.
Artículo 5. Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar
material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía.
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10 oC.
Humedad relativa de 25% a 35%
Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC
Humedad relativa de 40% a 50%
Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC.
Humedad relativa de 35% a 45%
Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC.
Humedad relativa de 30% a 40%
Ventilación.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales
internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de
contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de
emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos.
- Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el
empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá
estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.
Mantenimiento.
- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y
para el efecto se deben emplear aspiradoras”.
ALMACENAMIENTO
ACUERDO AGN No. 049 de 2000 DEL CAPITULO 7 CONTEMPLA QUE:
“Artículo 1. Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos
deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.
Artículo 2. Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ubicación.
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
Aspectos Estructurales.
- Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2, cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan
los procesos de retención y valoración documental.
Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones
de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
Artículo 3. Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a
partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
Estantería:
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:
- Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt
lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7
cm. o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato
Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de
obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas
tendrán una profundidad de 5 cms. o menos. Cada una e ellas debe poseer sistemas de
rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o
caída de la gaveta.
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la
conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D.
principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a
almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores
- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y
eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe
estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar.
Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas
de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH
neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías
diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar
su preservación.
- Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos
o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá solo un disquete o C.D.
Artículo 5. Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar
material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía.
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10 oC.
Humedad relativa de 25% a 35%
Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC
Humedad relativa de 40% a 50%
Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC.
Humedad relativa de 35% a 45%
Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC.
Humedad relativa de 30% a 40%
Ventilación.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales
internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de
contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de
emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos.
- Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el
empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá
estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.
Mantenimiento.
- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y
para el efecto se deben emplear aspiradoras”.
TABLAS DE VALORACION DOCUEMENTAL
APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Acuerdo AGN 002 de 2004. Artículo Tercero.- Organización de los fondos acumulados -
tercera etapa. elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral
Al implementar las TVD previamente en la organización documental se observarán los
principios y procesos archivísticos:
Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u
organismos productores.
Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las
unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior
de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes
a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental
adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada
biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes
actividades:
Depuración ( retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
Foliación y retiro del material abrasivo.
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario”.
La implementación tendrá como fin último lograr determinar una acertada disposición final de
los documentos a partir de un minucioso proceso de valoración.
Acuerdo AGN 002 de 2004. Artículo Tercero.- Organización de los fondos acumulados -
tercera etapa. elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral
Al implementar las TVD previamente en la organización documental se observarán los
principios y procesos archivísticos:
Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u
organismos productores.
Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las
unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior
de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes
a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental
adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada
biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes
actividades:
Depuración ( retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
Foliación y retiro del material abrasivo.
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario”.
La implementación tendrá como fin último lograr determinar una acertada disposición final de
los documentos a partir de un minucioso proceso de valoración.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central
y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas .
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:
PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
• Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales
concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.
• Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga la unidad de archivo de la entidad o
quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma,
prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de
Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial
mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de
inventario documental
• Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben
transferirse.
• Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos,
periódicos ), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se
encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral
del expediente.
• Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en
el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento
recibido sea el último que contenga la carpeta.
• Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios.
• Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en
forma ascendente.
• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la
cantidad que vaya a transferir.
• Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en
cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de
orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en la columna
notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente.
• Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con
memorando a la unidad de archivo junto con la documentación relacionada.
• Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.
• Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la
entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario
documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación.
• Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la unidad de
Archivo, consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta
desacidificada) los datos de ubicación física de la carpeta en el archivo
• La ubicación de las carpetas en las cajas para archivo y estantería, se hará siguiendo el
orden preestablecido, conforme al método elegido de los enunciados en el numeral 3.2.3
Criterios para la organización del Archivo Central
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
“La transferencia secundaria consiste en el traslado de documentos del archivo central al
histórico o permanente. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria
en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de esos documentos
El Decreto 1382 de 1995, ordena la transferencia de la documentación histórica de los
organismos nacionales al AGN, el Acuerdo AGN 08 de 1995 que reglamenta la transferencia de
la documentación histórica de los organismos del orden nacional y con el Decreto 998 de 1997
que reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional al AGN.
“Pasos para realizar la transferencia secundaria al AGN
Los procedimientos básicos que las entidades del orden nacional del sector central de la rama
ejecutiva deben realizar para transferir al AGN la documentación de carácter histórico son:
1. Solicitar por escrito al AGN una visita de diagnóstico para evaluar los fondos
acumulados de la entidad que serán objeto de transferencia.
2. Esperar la confirmación de la visita de diagnóstico por parte de los funcionarios
asignados por el AGN, que serán los encargados de evaluar el volumen, las condiciones
de conservación y la calidad de los documentos por transferir, y dar las
recomendaciones del caso para tal fin.
3. Acordar un plan de trabajo con el AGN para establecer prioridades e igualmente un
cronograma de actividades para efectuar la transferencia documental.
4. Recibir asesoría de los funcionarios del AGN en aspectos relacionados con embalaje y
condiciones de traslado de los documentos.
5. Nombrar un coordinador, por parte de la entidad transferente, para que efectúe los
procesos de valoración, selección y eliminación, antes de efectuar la transferencia al
AGN con base en la aplicación de las tablas de valoración documental.
6. Conformar en la entidad transferente un grupo de trabajo representativo con
conocimientos de los procesos archivísticos e historia institucional de la entidad.
7. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transfiera al AGN de
acuerdo con los parámetros establecidos.
8. Levantar y firmar el acta por parte de las entidades que intervienen, para formalizar y
legalizar la transferencia documental”
y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas .
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:
PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
• Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales
concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.
• Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga la unidad de archivo de la entidad o
quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma,
prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de
Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial
mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de
inventario documental
• Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben
transferirse.
• Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos,
periódicos ), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se
encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral
del expediente.
• Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en
el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento
recibido sea el último que contenga la carpeta.
• Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios.
• Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en
forma ascendente.
• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la
cantidad que vaya a transferir.
• Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en
cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de
orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en la columna
notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente.
• Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con
memorando a la unidad de archivo junto con la documentación relacionada.
• Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.
• Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la
entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario
documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación.
• Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la unidad de
Archivo, consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta
desacidificada) los datos de ubicación física de la carpeta en el archivo
• La ubicación de las carpetas en las cajas para archivo y estantería, se hará siguiendo el
orden preestablecido, conforme al método elegido de los enunciados en el numeral 3.2.3
Criterios para la organización del Archivo Central
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
“La transferencia secundaria consiste en el traslado de documentos del archivo central al
histórico o permanente. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria
en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de esos documentos
El Decreto 1382 de 1995, ordena la transferencia de la documentación histórica de los
organismos nacionales al AGN, el Acuerdo AGN 08 de 1995 que reglamenta la transferencia de
la documentación histórica de los organismos del orden nacional y con el Decreto 998 de 1997
que reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional al AGN.
“Pasos para realizar la transferencia secundaria al AGN
Los procedimientos básicos que las entidades del orden nacional del sector central de la rama
ejecutiva deben realizar para transferir al AGN la documentación de carácter histórico son:
1. Solicitar por escrito al AGN una visita de diagnóstico para evaluar los fondos
acumulados de la entidad que serán objeto de transferencia.
2. Esperar la confirmación de la visita de diagnóstico por parte de los funcionarios
asignados por el AGN, que serán los encargados de evaluar el volumen, las condiciones
de conservación y la calidad de los documentos por transferir, y dar las
recomendaciones del caso para tal fin.
3. Acordar un plan de trabajo con el AGN para establecer prioridades e igualmente un
cronograma de actividades para efectuar la transferencia documental.
4. Recibir asesoría de los funcionarios del AGN en aspectos relacionados con embalaje y
condiciones de traslado de los documentos.
5. Nombrar un coordinador, por parte de la entidad transferente, para que efectúe los
procesos de valoración, selección y eliminación, antes de efectuar la transferencia al
AGN con base en la aplicación de las tablas de valoración documental.
6. Conformar en la entidad transferente un grupo de trabajo representativo con
conocimientos de los procesos archivísticos e historia institucional de la entidad.
7. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transfiera al AGN de
acuerdo con los parámetros establecidos.
8. Levantar y firmar el acta por parte de las entidades que intervienen, para formalizar y
legalizar la transferencia documental”
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