TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central
y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas .

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:


PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
• Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales
concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.
• Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga la unidad de archivo de la entidad o
quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma,
prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de
Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial
mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de
inventario documental
• Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben
transferirse.
• Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos,
periódicos ), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se
encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral
del expediente.
• Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en
el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento
recibido sea el último que contenga la carpeta.
• Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios.
• Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en
forma ascendente.
• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la
cantidad que vaya a transferir.
• Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en
cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de
orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en la columna
notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente.
• Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con
memorando a la unidad de archivo junto con la documentación relacionada.
• Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.
• Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la
entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario
documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación.
• Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la unidad de
Archivo, consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta
desacidificada) los datos de ubicación física de la carpeta en el archivo
• La ubicación de las carpetas en las cajas para archivo y estantería, se hará siguiendo el
orden preestablecido, conforme al método elegido de los enunciados en el numeral 3.2.3
Criterios para la organización del Archivo Central

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

“La transferencia secundaria consiste en el traslado de documentos del archivo central al
histórico o permanente. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria
en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de esos documentos
El Decreto 1382 de 1995, ordena la transferencia de la documentación histórica de los
organismos nacionales al AGN, el Acuerdo AGN 08 de 1995 que reglamenta la transferencia de
la documentación histórica de los organismos del orden nacional y con el Decreto 998 de 1997
que reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional al AGN.

“Pasos para realizar la transferencia secundaria al AGN

Los procedimientos básicos que las entidades del orden nacional del sector central de la rama
ejecutiva deben realizar para transferir al AGN la documentación de carácter histórico son:

1. Solicitar por escrito al AGN una visita de diagnóstico para evaluar los fondos
acumulados de la entidad que serán objeto de transferencia.
2. Esperar la confirmación de la visita de diagnóstico por parte de los funcionarios
asignados por el AGN, que serán los encargados de evaluar el volumen, las condiciones
de conservación y la calidad de los documentos por transferir, y dar las
recomendaciones del caso para tal fin.
3. Acordar un plan de trabajo con el AGN para establecer prioridades e igualmente un
cronograma de actividades para efectuar la transferencia documental.
4. Recibir asesoría de los funcionarios del AGN en aspectos relacionados con embalaje y
condiciones de traslado de los documentos.
5. Nombrar un coordinador, por parte de la entidad transferente, para que efectúe los
procesos de valoración, selección y eliminación, antes de efectuar la transferencia al
AGN con base en la aplicación de las tablas de valoración documental.
6. Conformar en la entidad transferente un grupo de trabajo representativo con
conocimientos de los procesos archivísticos e historia institucional de la entidad.
7. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transfiera al AGN de
acuerdo con los parámetros establecidos.
8. Levantar y firmar el acta por parte de las entidades que intervienen, para formalizar y
legalizar la transferencia documental”