DISPOSICION FINAL

DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en
las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total,
eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información.


CONSERVACIÓN TOTAL
En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio
de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura”.


Conforme al Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-34.,

entre los criterios de valoración “Es necesario tomar en consideración otros criterios que no dependen tanto de las características internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tecnológico de la época, que eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de producción así como la existencia de uno o varios soportes de información.


ELIMINACIÓN
“Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes”

CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN

La decisión de eliminar documentos, si no esta establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de valoración documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.


SELECCIÓN
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN

“La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se
repite o se encuentra registrado en otras series.
• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.
• Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo
Respecto a las técnicas de selección de registros, Hull (1981), habla de cuatro opciones, dos de ellas de
tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo. Dentro de las primeras menciona:
• Toma de ejemplares al azar;
• Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a
ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie.

Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar
otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la
producción correspondiente al segundo;
• Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadística

MICROFILMACIÓN
Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

CRITERIOS PARA LA MICROFILMACIÓN
“Partir de archivos organizados, ya que la microfilmación como cualquiera otra tecnología, no es la solución para el desorden de documentos. De no hacerse previamente dicho trabajo archivístico, simplemente se trasladaría los problemas documentales a un nuevo soporte.
Atender lo dispuesto en la legislación sobre la utilización de microfilm, en especial lo previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la ley 80 de 1989 así como las normas técnicas NTC 3723 y 4080.
Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantación de esta tecnología.
Realizar una correcta preparación de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas, y retire ganchos y otros elementos de los papeles.
Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal manera que de una a otra se den cortes lógicos, tales como fin de un expediente o unidad de almacenamiento.
Escoger el sistema de indización que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localización de la información.
Utilizar Microformas, tipos de cámaras, reducción y formato de filmación de acuerdo con el tamaño, color y estado de conservación del documento a microfilmar.
Usar películas de buena calidad y adquirirlas con fechas se vencimiento no menores aun año,
almacenarlas previo a su actualización en condiciones de humedad y temperatura no superiores a 50 % HR y 21 °C respectivamente.
Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales y
correctivas cuando sea necesario.
Instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibración y con estabilizadores de corrientes. Las cámaras planetarias requieren adicionalmente de penumbra.
Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnología y sobre la operación del equipo.
Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las
Normas Técnicas Internacionales, en especial las ISO, ANSI, NMA, etc., y las Normas Técnicas
Nacionales expedidas por el ICONTEC.
Almacenar las películas originales o master en condiciones ambientales controladas, a fin de garantizar su permanencia: HR 35% con tolerancia del 5%. Temperatura 17°C con tolerancia de 2°C. Utilizar los microfilmes originales o master únicamente para obtener copias en película y no para hacer consultas o copias en papel.
Evitar la utilización de carretes o cajas metálicas para el almacenamiento definitivo de microfilmes.

Ventajas de la microfilmación

Aspectos técnicos
Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100
años o mas sin que se altere su composición física y química.
Tecnología estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años,
otorgándole seguridad y permanencia.
Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad reproducción

Aspectos legales
Los decretos ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que
se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir
documentación, incluso cuando se descarta los papeles.

Desventajas de la microfilmación

Aspectos Técnicos
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la
legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles.
Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de
datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que
en los sistemas informáticos.
Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la vez

DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel,
video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se debe hacer para agilizar su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y archivos históricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la documentación original

El manejo de documentos electrónicos debe incluir procedimientos de migración, backups, transferencia a formatos analógicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la permanencia de la información accesible, en especial aquella que por su valor testimonial así lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales también deben ser contempladas en las tablas de retención documental.

Ventajas de la digitalización

Aspectos técnicos
Velocidad y facilidad de consulta.
Distribución en red.
Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.
Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

Desventajas de digitalización

Aspectos técnicos
Conservación: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseñados con miras a una
larga permanencia.
Requieren personal altamente calificados para adelantar procesos de digitalización exitosos.
Vertiginoso obsolescencia tecnológica.
Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar
elementos para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando
no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.
Aun cuando la ley 527 de 1999 o la ley de comercio electrónico y la ley 594 de 2000 o la ley
general de archivo, utilización de nuevas tecnologías en el manejo de los documentos contables
y los de las entidades del estado respectivamente, es importante considerar que el Párrafo 1 del
articulo 19 de esta ultima estable la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la
inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.